업무를 시작하는 첫 10분은 대개 비슷합니다. 메일을 열고, 공유 드라이브를 띄우고, 팀 메신저와 일정표를 차례로 켭니다. 매일 같은 순서로 같은 창을 여는데도 그때마다 검색하거나 주소를 기억해 입력한다면 작은 시간이 꽤 새어 나가고 있는 셈입니다. 업무용 도구를 한 묶음의 링크모음으로 만들어 두는 방법을 정리했습니다.
업무 도구를 다섯 칸으로 나누기
먼저 매일 쓰는 도구를 종류별로 적어 봅니다. 회사마다 쓰는 서비스는 다르지만 대부분 아래 다섯 칸에 들어갑니다. 칸마다 한두 개씩만 들어가도 열 곳 안팎의 업무용 목록이 완성됩니다. 칸을 나눠 두면 회사가 도구를 바꿀 때도 어느 칸만 손보면 되는지 분명해집니다.
- 메일: 회사 메일과 거래처 연락용 메일
- 클라우드: 공유 드라이브, 문서 편집, 사진·파일 백업
- 협업: 팀 메신저, 화상회의, 업무 게시판
- 일정: 공유 캘린더와 회의실 예약
- 사내 시스템: 그룹웨어, 전자결재, 근태 관리
메일과 클라우드처럼 널리 쓰는 서비스는 주소콘의 메일·클라우드 분야에서 공식 주소를 그대로 가져오면 됩니다. 반대로 그룹웨어와 전자결재처럼 회사가 따로 운영하는 시스템은 사내 공지나 IT 담당자에게 받은 주소만 저장해야 합니다. 외부 주소모음에 사내 시스템 주소를 올리거나 공유하는 일은 피해야 합니다.
개인 계정과 섞이지 않게 프로필 나누기
업무용 링크모음을 만들 때 가장 흔한 고민은 개인 메일과 회사 메일이 같은 브라우저에서 계속 섞인다는 점입니다. 크롬, 엣지, 웨일은 브라우저 안에 프로필을 여러 개 만들 수 있어서, 업무 프로필과 개인 프로필의 북마크와 로그인 상태를 따로 관리할 수 있습니다.
업무 프로필에는 업무 도구 북마크만, 개인 프로필에는 쇼핑과 취미 사이트만 두면 실수로 개인 계정에서 회사 문서를 공유하는 일이 줄어듭니다. 프로필마다 테마 색을 다르게 정해 두면 지금 어느 쪽 창인지 한눈에 알 수 있습니다. 업무 프로필을 만들 때는 회사 계정으로만 동기화를 켜서 개인 북마크와 합쳐지지 않게 해 두세요.
폴더를 한 번에 여는 출근 루틴
업무 도구를 북마크바의 한 폴더에 모아 두면 출근 직후 그 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 모두 열기를 선택하는 것만으로 필요한 탭이 한꺼번에 뜹니다. 크롬과 엣지에서는 이 기능을 북마크 폴더 메뉴에서 쓸 수 있습니다. 폴더 안 순서를 메일, 메신저, 일정, 드라이브 순으로 맞춰 두면 탭도 그 순서대로 열려 손이 덜 갑니다.
열 개가 넘는 탭을 한 번에 띄우면 컴퓨터가 느려질 수 있으니, 매일 쓰는 도구와 가끔 쓰는 도구를 두 폴더로 나누는 편이 좋습니다. 가끔 쓰는 쪽은 필요할 때만 하나씩 열면 됩니다. 아침마다 같은 탭이 같은 자리에 열린다는 것만으로도 머릿속이 정리되는 느낌을 받는 분이 많습니다. 탭 그룹 기능을 지원하는 브라우저라면 폴더째 연 탭을 한 그룹으로 묶어 색을 입혀 두는 것도 좋습니다.
이직·퇴사 때는 묶음째 정리하기
업무용 링크를 한 프로필, 한 폴더에 모아 두면 회사를 옮길 때도 정리가 간단합니다. 사내 시스템 링크는 반납하는 기기와 함께 지우고, 개인 기기에 남아 있던 업무 프로필도 로그아웃한 뒤 삭제합니다. 새 회사에서는 메일과 클라우드처럼 공통으로 쓰는 도구 주소만 다시 사이트모음에서 찾아 넣고, 사내 시스템 칸은 새 회사 안내에 맞춰 채우면 됩니다.
팀원과 함께 쓰는 공용 링크 목록
혼자 쓰는 묶음이 손에 익으면 팀 단위 목록도 만들어 볼 만합니다. 새로 온 동료에게 도구 주소를 하나씩 메신저로 보내 주는 대신, 팀 게시판이나 공유 문서 맨 위에 도구 이름과 첫 화면 주소, 용도를 한 줄씩 적어 두면 적응 기간이 훨씬 짧아집니다.
팀 링크모음에는 누가 언제 마지막으로 확인했는지 적는 칸을 두세요. 그 칸이 비어 있으면 도구가 바뀌어도 아무도 고치지 않은 채 오래된 링크가 남습니다. 공용 목록에는 각자 로그인해 들어가는 첫 화면 주소만 넣고, 특정 문서나 폴더로 곧장 가는 공유 링크는 권한을 확인한 뒤에만 올립니다. 외부 협력사와 함께 보는 목록이라면 사내 시스템 주소는 아예 빼 두는 것이 원칙입니다.
업무 폴더 이름 앞에 숫자나 이모지를 붙여 북마크바 맨 왼쪽에 고정해 두세요. 출근하자마자 손이 가는 위치가 정해지면 루틴이 금방 몸에 붙습니다.
주소콘을 시작 탭으로 함께 열어 두면 업무 중에 공공 민원이나 지도처럼 가끔 필요한 사이트도 바로 찾을 수 있습니다. 분야 탭 사용법은 사용 설명서를 참고하세요.