사진첩이나 회의 자료를 나눌 때 클라우드 공유 링크만큼 편한 것이 없습니다. 파일을 메일에 첨부하지 않아도 되고, 용량 걱정도 덜합니다. 그런데 공유 버튼을 누르고 기본값 그대로 링크를 복사했다면, 그 링크가 생각보다 넓게 열려 있을 수 있습니다. 공유 링크를 보내기 전과 보낸 뒤에 확인할 권한 설정을 차례로 살펴봅니다.
링크가 있는 모든 사용자라는 말의 뜻
구글 드라이브에는 일반 액세스 항목에 링크가 있는 모든 사용자라는 선택지가 있고, 원드라이브와 다른 서비스에도 비슷한 이름의 설정이 있습니다. 이 설정을 고르면 링크 주소를 아는 사람은 로그인 여부와 상관없이 파일을 열 수 있습니다. 내가 보낸 사람만 볼 것 같지만, 그 사람이 링크를 다른 곳에 옮기면 그다음 사람도 똑같이 열 수 있다는 뜻입니다. 보기 권한만 줬더라도 연 사람이 파일을 내려받거나 화면을 캡처하는 것까지 막을 수는 없다는 점도 함께 기억해 두세요.
링크가 단체 대화방이나 게시판, 공개된 문서에 한 번이라도 올라가면 처음 의도와 상관없이 퍼질 수 있습니다. 가족 사진이나 여권 사본, 계약서처럼 민감한 파일이라면 이 설정은 피하는 것이 원칙입니다. 서비스에 따라서는 이 설정이 기본값으로 잡혀 있기도 하니, 공유 창을 열면 기본값부터 읽어 보세요.
공유 전에 확인할 세 가지
- 범위: 특정 사람만인지, 링크가 있는 모든 사용자인지
- 권한: 보기만 가능한지, 댓글이나 편집까지 가능한지
- 기간: 만료일이나 비밀번호를 걸 수 있는지
가장 안전한 방법은 범위를 특정 사람으로 정하고 받는 사람의 계정 이메일을 직접 추가하는 것입니다. 이렇게 하면 링크가 다른 곳에 옮겨지더라도 초대받지 않은 사람은 열 수 없습니다. 편집 권한은 함께 문서를 고쳐야 하는 사람에게만 주고, 그 밖의 사람에게는 보기 권한만 줍니다. 만료일과 비밀번호 설정은 서비스와 요금제에 따라 지원 여부가 다르니, 쓸 수 있다면 적극 활용하세요. 받는 사람이 그 서비스 계정이 없다면 파일을 따로 보내거나, 기간을 짧게 정한 링크를 쓰는 식으로 범위를 최대한 좁힙니다.
이미 만든 공유 링크 점검하기
예전에 만든 공유 링크는 시간이 지나도 저절로 닫히지 않는 경우가 많습니다. 클라우드 서비스마다 내가 공유한 파일을 모아 보는 화면이 있으니 계절에 한 번쯤 들어가 점검해 보세요. 클라우드 공식 사이트는 주소콘의 메일·클라우드 분야에서 바로 열 수 있습니다. 회사 계정이라면 관리자가 외부 공유를 제한해 두었을 수 있으니 회사 규정도 함께 확인하세요.
- 끝난 프로젝트 자료는 공유를 끄거나 특정 사람으로 범위를 좁힙니다
- 링크가 있는 모든 사용자로 열린 파일부터 우선 확인합니다
- 편집 권한을 준 사람 중 지금은 필요 없는 사람을 뺍니다
- 민감한 파일은 공유 링크를 지우고 필요하면 새로 만듭니다
공유를 껐다가 다시 켜면 대개 새 주소의 링크가 만들어지고, 예전 링크로는 더 이상 열리지 않습니다. 실수로 넓게 공유했다는 것을 알았을 때 가장 빠르게 문을 닫는 방법입니다.
공유 링크를 링크모음에 넣을 때
팀이나 가족과 함께 쓰는 링크모음에 클라우드 폴더 링크를 넣어 두는 경우도 있습니다. 이때 폴더 링크가 링크가 있는 모든 사용자로 열려 있다면, 링크모음을 본 사람 누구나 그 폴더에 들어올 수 있습니다. 공유용 주소모음에는 클라우드 서비스의 첫 화면만 넣고, 실제 폴더는 각자 자기 계정으로 들어가 보도록 권한을 주는 방식이 훨씬 안전합니다. 가족 사진 폴더처럼 오래 함께 쓸 곳이라면 구성원 계정을 하나씩 초대해 두는 것이 링크 하나를 돌려쓰는 것보다 결국 덜 번거롭습니다.
공유 알림 메일을 받았을 때
받는 쪽에서 조심할 일도 있습니다. 누군가 파일을 공유했다는 알림 메일은 클라우드 계정을 노리는 피싱에 자주 쓰이는 형식입니다. 메일 속 버튼을 누르면 클라우드 로그인 화면과 똑같이 생긴 가짜 페이지가 열리고, 거기에 넣은 아이디와 비밀번호가 그대로 넘어가는 식입니다.
보낸 사람이 낯설거나 기다리던 공유가 아니라면 메일 속 버튼 대신 주소모음에서 해당 클라우드의 공식 사이트를 직접 열어 보세요. 진짜 공유라면 로그인한 뒤 공유 문서함에 그 파일이 그대로 보입니다. 거기에 없다면 메일은 지우고, 이미 비밀번호를 넣었다면 공식 사이트에서 곧바로 바꿉니다.
공유 링크를 복사하기 직전에 권한 문구를 소리 내어 한 번 읽어 보세요. 링크가 있는 모든 사용자라는 말이 들리면, 정말 모두에게 보여도 되는 파일인지 다시 생각해 볼 때입니다.
가짜 로그인 화면을 가려내는 습관과 피해를 입었을 때의 대처 순서는 피싱 예방에서 함께 확인하세요.